¿Cómo organizar un proyecto?

Llevo tiempo queriendo escribir sobre este tema y hoy se han juntado varios factores interesantes como para hacer una pequeña reflexión: está nevando, tengo la calefacción a tope, estoy trabajando desde casa y me he puesto a leer un par de artículos que tenía pendientes (1 y 2).

La primera de estas lecturas es el fantástico artículo de David Martínez sobre "Trabajar desde casa", con el que estoy totalmente de acuerdo aunque mi experiencia sea muchísimo menor que la suya. De todos los puntos que menciona destacaría principalmente la inversión en la oficina y la organización de tiempo y tareas.

El segundo artículo es un post que salió hace unos días en Business Insider titulado "Why programmers work at night", aunque no es siempre así porque cada uno tiene sus horarios normalmente acordes a sus obligaciones. Pero sí es cierto y reseñable que el cerebro debe estar concentrado en lo que se está haciendo y sin distracciones y, normalmente, esto suele darse en el silencio de la noche. Y no me refiero sólo a la programación.

Partiendo un poco de la base de esas lecturas, de la mínima experiencia propia que repito tener y que, además, estoy alternando uno y otro modo de trabajo (oficina en horario a modo tradicional vs en casa fuera de horas barra fines de semana y/o fiestas de guardar con otro modelo organizativo distinto) es innegable que un gran porcentaje de tareas de desarrollo se llevan infinitamente mejor sin distracciones y cuando uno se encuentra más motivado y/o concentrado.

Por otro lado tenemos ciertas tareas que requieren tener al equipo cerca (siempre que trabajes con un equipo de desarrollo), reparto de trabajo, reuniones, fijación de objetivos, brainstorming... Si bien hoy en día - y más hablando de profesionales del sector tecnológico - no es requisito imprescindible que las reuniones sean presenciales (existen mil alternativas conocidas por todos, aunque no soy muy de los coffee-shops: "How to stay productive working from coffee shops or anywhere out of the office"), sí es recomendable (y muy gratificante) de vez en cuando hacer sprints que, además de ser buenos organizativamente hablando, suelen ser muy divertidos.

Si a este batiburrillo de ideas agregas un ingrediente más que es el "trabajo por objetivos" o por "entregas a fecha", hay otro factor más totalmente estúpido y deshechable: el horario comercial. ¿De qué sirve trabajar con un teléfono sonando al lado?, ¿es más productivo?, ¿es mejor?, ¿es necesario?. Quiero dejar otro enlace en el tintero que lo explica muchísimo mejor que yo: "Programmer interrupted".

Teniendo en cuenta que lo importante - a mi modo de verlo - es que el trabajo tenga cierta calidad, haya una buena organización entre los miembros del grupo de trabajo y se entregue en fecha, el resto debería ser tan secundario como para dejar al equipo campar a sus anchas y recoger los frutos del buen profesional.

Tampoco me atrevo a mencionar muy alto lo que supondría una buena organización a estos niveles de cara a la conciliación familiar (esa gran olvidada en este nuestro país) porque, dado mi estado actual, no sería objetivo ni mucho menos. Pero es lógico que una persona - y en esto no se debería discriminar por profesión - quiera disfrutar todo lo posible de su familia, en un horario coherente y no llegar a casa "para dormir al niño y ya".

Habiendo trabajado - recientemente además - en ambos modelos organizativos (de-toda-la-vida vs dos-punto-cero) y centrándonos meramente en lo organizativo creo que hay argumentos coherentes como para al menos tener en cuenta esta nueva forma de afrontar los proyectos:

• Reuniones: En las "no presenciales" se suele perder menos tiempo porque se va al grano, se reparten tareas, se definen objetivos, se comentan problemas y listo, suelen tener una duración no superior a media hora. Las reuniones presenciales acaban degenerando en lo que debería ser pero no es y habitualmente se pierde más tiempo del debido.
• Organización: Empate, debería existir una figura encargada tanto de repartir tareas como consensuar tiempos de entrega y demostraciones con el cliente y los desarrolladores. El que la organización sea buena depende más de la persona o las personas que forman el grupo que de la forma de trabajar.
• Objetivos: Empate, deberían ser los mismos: calidad en el trabajo, llegar a plazo y motivación de los componentes del grupo. Es importante que no interfieran otros asuntos por encima de los objetivos.
• Trabajo: El grupo dependiendo de las tareas y el perfil del proyecto debería decidir el porcentaje de tiempo en el que deben coincidir para llevar a cabo tareas conjuntas y el tiempo de responsabilidad individual. Así como las franjas horarias o ubicaciones más favorables por el bien del proyecto.
• Motivación: Es uno de los factores más importantes y complejos, íntimamente ligado con el punto anterior. Si cada miembro del grupo está motivado vale doble, variables a tener en cuenta: ubicación, horarios y libertad.
• Comunicación: Trabajando en una oficina la comunicación suele ser más fluida. En los grupos "no presenciales" suele hacerse vía Skype, Hangout, IRC o cualquier otro método de IM, más lento de por sí.
• Trackeo de tiempos: Normalmente en los métodos tradicionales no suele haber un control exhaustivo del tiempo puesto que el trabajador está en su puesto desempeñando sus funciones, sin embargo en otros métodos organizativos es imprescindible contabilizar al minuto tanto para facturación como para no pillarse los dedos en futuros tiempos de entrega.
• Ubicación: Oficina vs zona de cowork + donde quieras.
• Horario: Oficina vs organización individual + organización de grupo.

En definitiva y como decía antes de enumerar este listado, son razones de peso a tener en cuenta. Os animaría a probar en al menos un proyecto y sacar conclusiones a la finalización del mismo, de un lado y del otro. Seguro que es una experiencia enriquecedora.

Para finalizar, no creo que se pueda sacar una única moraleja de todo ésto, aún así me atrevería a decir que ser más productivo no implica estar más horas, sino estar más concentrado, atento, motivado y sensibilizado con el proyecto, tener en cuenta las necesidades de los integrantes que se encargarán de llevarlo adelante y, de alguna manera controlada, ofrecer cierta libertad de movimientos, porque a fin de cuentas en la mayor parte de los casos, se trata de profesionales a los que nos gusta lo que hacemos.