¿Cómo organizar un proyecto?
Llevo tiempo queriendo escribir sobre este tema y hoy se han juntado varios factores interesantes como para hacer una pequeña reflexión: está nevando, tengo la calefacción a tope, estoy trabajando desde casa y me he puesto a leer un par de artículos que tenía pendientes (1 y 2).
La primera de estas lecturas es el fantástico artículo de David Martínez sobre "Trabajar desde casa", con el que estoy totalmente de acuerdo aunque mi experiencia sea muchísimo menor que la suya. De todos los puntos que menciona destacaría principalmente la inversión en la oficina y la organización de tiempo y tareas.
El segundo artículo es un post que salió hace unos días en Business Insider titulado "Why programmers work at night", aunque no es siempre así porque cada uno tiene sus horarios normalmente acordes a sus obligaciones. Pero sí es cierto y reseñable que el cerebro debe estar concentrado en lo que se está haciendo y sin distracciones y, normalmente, esto suele darse en el silencio de la noche. Y no me refiero sólo a la programación.
Partiendo un poco de la base de esas lecturas, de la mínima experiencia propia que repito tener y que, además, estoy alternando uno y otro modo de trabajo (oficina en horario a modo tradicional vs en casa fuera de horas barra fines de semana y/o fiestas de guardar con otro modelo organizativo distinto) es innegable que un gran porcentaje de tareas de desarrollo se llevan infinitamente mejor sin distracciones y cuando uno se encuentra más motivado y/o concentrado.
Por otro lado tenemos ciertas tareas que requieren tener al equipo cerca (siempre que trabajes con un equipo de desarrollo), reparto de trabajo, reuniones, fijación de objetivos, brainstorming... Si bien hoy en día - y más hablando de profesionales del sector tecnológico - no es requisito imprescindible que las reuniones sean presenciales (existen mil alternativas conocidas por todos, aunque no soy muy de los coffee-shops: "How to stay productive working from coffee shops or anywhere out of the office"), sí es recomendable (y muy gratificante) de vez en cuando hacer sprints que, además de ser buenos organizativamente hablando, suelen ser muy divertidos.
Si a este batiburrillo de ideas agregas un ingrediente más que es el "trabajo por objetivos" o por "entregas a fecha", hay otro factor más totalmente estúpido y deshechable: el horario comercial. ¿De qué sirve trabajar con un teléfono sonando al lado?, ¿es más productivo?, ¿es mejor?, ¿es necesario?. Quiero dejar otro enlace en el tintero que lo explica muchísimo mejor que yo: "Programmer interrupted".
Teniendo en cuenta que lo importante - a mi modo de verlo - es que el trabajo tenga cierta calidad, haya una buena organización entre los miembros del grupo de trabajo y se entregue en fecha, el resto debería ser tan secundario como para dejar al equipo campar a sus anchas y recoger los frutos del buen profesional.
Tampoco me atrevo a mencionar muy alto lo que supondría una buena organización a estos niveles de cara a la conciliación familiar (esa gran olvidada en este nuestro país) porque, dado mi estado actual, no sería objetivo ni mucho menos. Pero es lógico que una persona - y en esto no se debería discriminar por profesión - quiera disfrutar todo lo posible de su familia, en un horario coherente y no llegar a casa "para dormir al niño y ya".
Habiendo trabajado - recientemente además - en ambos modelos organizativos (de-toda-la-vida vs dos-punto-cero) y centrándonos meramente en lo organizativo creo que hay argumentos coherentes como para al menos tener en cuenta esta nueva forma de afrontar los proyectos:
- Reuniones: En las "no presenciales" se suele perder menos tiempo porque se va al grano, se reparten tareas, se definen objetivos, se comentan problemas y listo, suelen tener una duración no superior a media hora. Las reuniones presenciales acaban degenerando en lo que debería ser pero no es y habitualmente se pierde más tiempo del debido.
- Organización: Empate, debería existir una figura encargada tanto de repartir tareas como consensuar tiempos de entrega y demostraciones con el cliente y los desarrolladores. El que la organización sea buena depende más de la persona o las personas que forman el grupo que de la forma de trabajar.
- Objetivos: Empate, deberían ser los mismos: calidad en el trabajo, llegar a plazo y motivación de los componentes del grupo. Es importante que no interfieran otros asuntos por encima de los objetivos.
- Trabajo: El grupo dependiendo de las tareas y el perfil del proyecto debería decidir el porcentaje de tiempo en el que deben coincidir para llevar a cabo tareas conjuntas y el tiempo de responsabilidad individual. Así como las franjas horarias o ubicaciones más favorables por el bien del proyecto.
- Motivación: Es uno de los factores más importantes y complejos, íntimamente ligado con el punto anterior. Si cada miembro del grupo está motivado vale doble, variables a tener en cuenta: ubicación, horarios y libertad.
- Comunicación: Trabajando en una oficina la comunicación suele ser más fluida. En los grupos "no presenciales" suele hacerse vía Skype, Hangout, IRC o cualquier otro método de IM, más lento de por sí.
- Trackeo de tiempos: Normalmente en los métodos tradicionales no suele haber un control exhaustivo del tiempo puesto que el trabajador está en su puesto desempeñando sus funciones, sin embargo en otros métodos organizativos es imprescindible contabilizar al minuto tanto para facturación como para no pillarse los dedos en futuros tiempos de entrega.
- Ubicación: Oficina vs zona de cowork + donde quieras.
- Horario: Oficina vs organización individual + organización de grupo.
En definitiva y como decía antes de enumerar este listado, son razones de peso a tener en cuenta. Os animaría a probar en al menos un proyecto y sacar conclusiones a la finalización del mismo, de un lado y del otro. Seguro que es una experiencia enriquecedora.
Para finalizar, no creo que se pueda sacar una única moraleja de todo ésto, aún así me atrevería a decir que ser más productivo no implica estar más horas, sino estar más concentrado, atento, motivado y sensibilizado con el proyecto, tener en cuenta las necesidades de los integrantes que se encargarán de llevarlo adelante y, de alguna manera controlada, ofrecer cierta libertad de movimientos, porque a fin de cuentas en la mayor parte de los casos, se trata de profesionales a los que nos gusta lo que hacemos.
- Jose R. Prieto Me gusta el POST :)Más que nada, por que das el punto de vista desde los dos lados :)Veamos, a lo que comentas, no puedo añadir nada "nuevo"; marcarse horarios, objetivos, tener vida social (fundamental para no caer en el desánimo en un proyecto de cierta magnitud), marcarse tu espacio de trabajo y tu espacio para vivir.. Son todas buenas prácticas que hay que hacer para que funcione el teletrabajo; si no las haces, es mejor que optes por trabajar en la oficina (trabajo tradicional, vamos).Añadiría que, de poder, ese espacio privado, tu "oficina", lo ideal es tenerlo incluso fuera de tu casa; por ejemplo, si tienes un rocho / buhardilla / similar (para los de fuera de Lugo; aquí los rochos o trasteros son _grandes_, suelen estar bajo cubierta, y se puede montar sin problemas una oficina pequeñita para una persona -en algunos que he visto, para un grupo de trabajo si hace falta..), si lo tienes, lo ideal es montar ahí tu rincón de trabajo.También, a mayores de lo de los horarios, también está la "vida normal"; trabajar en chándal (o peor..), de cualquier manera, por que así "perdemos menos tiempo", suele ser sinónimo de que no vas a rendir igual; tener una rutina exactamente como si fueses a trabajar, para mi, es lo fundamental.Comentar también que para el tracking, no he probado el soft que comentan en el primer artículo, pero para organizarte por hitos y tareas (con subtareas, nivel ilimitado de anidamiento), puede venir muy bien el FengOffice; es sencillo e intuitivo, y no necesariamente orientado solo a desarrollo).Abrazos :)
- Óscar M. Lage Entiendo que muchas veces cambiar a un método organizativo ya pensado y consolidado (Kanban, Scrum, GTD...) suele ser un buen primer paso para que el resto venga rodado, ¿o no @Juanjo?
- Óscar M. Lage Interesante aporte, gracias Jose R. Prieto, en mi opinión el software es lo de menos si la predisposición es buena, he probado Feng, Trac, Bitbucket, Google Docs, DokuWiki... al final lo que cuenta es que la gente quiera usar la herramienta seleccionada.
- Juanjo Sí, bueno... creo que realmente una de las cosas más complicadas para cualquiera es medir el tiempo. Es algo que está en nuestra naturaleza, sino los seres humanos tendríamos una forma natural de hacerlo con la necesaria exactitud sin recurrir a artilugios artificiales ;) Ya organizar el tiempo que tenemos, no te cuento... Hay gente más o menos organizada, pero si tendemos a menos, sistemas como GTD, llevar un kanban, scrum, etc, nos ayudan a olvidarnos de la organización y, como se nos da bien seguir instrucciones, gracias al método podemos mejorar nuestros resultados porque la organización no es un añadido al problema que tratamos de resolver. De todas formas tu post es muy amplio y toca bastantes cosas. Organizar el tiempo no es más que una de las piezas del puzzle.
- David Creo que el software a la hora de organizar proyectos es un punto muy importante. Quizá cueste encontrar un software cómodo para todos los miembros del equipo, pero una vez hecho ahorra muchos correos, reuniones y discusiones :D
- Juan Carlos Díaz Coincido en que el software es lo de menos. Como anécdota, en Nissan, a pesar de la cantidad de software para la gestión de equipos y proyectos existente (y comprado), en IT usábamos una excel muy, muy tuneada. Lo importante es el trabajo en si, y el definir objetivos, repartirlos, y tener la flexibilidad suficiente como para rehacer el plan y seguir hacia el objetivo cuando tu trabajo depende de terceros y fallan. Eso si, las herramientas que se elijan por parte del equipo han de ser cómodas y hay que sacarles el máximo partido, tratando de simplificar y no perder tiempo "con la herramienta". A veces la herramienta más completa no es la mejor solución.
- Juan Carlos Díaz Muy buen artículo. Respecto a las reuniones, creo que el que las presenciales acaben degenerando es más una costumbre local. En las multinacionales en las que he trabajado, las reuniones se fijaban de 30 o 60 minutos (alguna extraordinariamente más larga si había que discutir muchos temas en la fase inicial, luego cada vez más cortas hasta eliminarse, salvo la de fin de proyecto). Lo importante es que haya un orden del día prefijado o acordado y no salirse de él. Todo lo que se salga, temas nuevos, se anotan y para otra reunión. Sobre la organización, en la primera reunión alguien ha de asumir el rol de controlar las reuniones, recibir los updates y tomar decisiones rápidas para evitar desviaciones, y así evitar reuniones inútiles. Yo tuve un jefe que técnicamente no tenía conocimientos, pero nunca he visto a nadie organizar mejor a los equipos y hacer que los proyectos saliesen adelante en plazos y sobretodo bien hechos. Es alguien que siempre estaba encima del status, buscando la manera de no salirse de plazos, sobretodo con los hitos donde el trabajo de varias personas tenía que coincidir, que defendía a su equipo, y sobretodo tenía mucho ojo para estimar tiempos y tener un margen sin sobreestimar. Y siempre pensando en el servicio, en que no haya interrupciones y todo este siempre up&running. Cada actuación de implantación tenía que acompañarse con un pequeño check de impacto detallando los posibles problemas, su impacto en los sistemas (tanto en no disponibilidad como cuantificarla) y documentar la marcha atrás por si fuera necesario. Sobre el trabajo y la motivación, creo que si el equipo está a gusto, hay buen feeling, y cada uno se apoya en los demás, el trabajo sale solo. Un control excesivo es contraproducente. Cuando la cosa no es así, es cuando hay que tener un control férreo del proyecto, porque sino la cosa no funciona. Los que más pueden tirar del proyecto no sacan todo lo que llevan y los otros no llegan al nivel. Respecto a la comunicación, creo que va muy ligada al ambiente del equipo. Y respecto al tema del control de tiempos, en los métodos tradicionales también se tiene en cuenta, quizá no tanto en la pyme pero si en la gran empresa. A veces hasta se quiere ajustar demasiado, y eso creo que también es malo. Hay que tener un control de costes, pero no exagerar. Respecto a la ubicación y el horario, creo que cada cual es más productivo a su manera, y salvo temas que se hayan de resolver de forma presencial, sobretodo ligados al cliente, debe haber una libertad en este aspecto.